Les notifications de la nouvelle version de la GED remplacent désormais les visas et liens partagés de l’ancienne version.


Les deux fonctionnalités sont regroupées pour faciliter l’échange des éléments de la GED entre différents interlocuteurs destinataires de ces éléments.

Principales différences entre les notifications de la nouvelle version et les visas & liens de l’ancienne version :

  • Il est possible de notifier directement un ensemble d‘éléments et non plus un élément individuel,
  • Il n’est possible de notifier que des éléments de type document et non plus des dossiers,
  • Le regroupement des éléments à notifier se fait exclusivement par l’intermédiaire du panier,
  • Le suivi et la gestion des notifications se fait par un onglet "Notifications" qui permet un suivi efficace de la création jusqu’à la fin des actions nécessaires,
  • Chaque document faisant l’objet d’une notification est clairement identifié dans l’onglet « Document ».


Définitions :


Notification : Action de notifier à un ou plusieurs destinataires, d’informer et/ou de faire connaître une action spécifique à mener sur un ou des éléments de la GED.


Destinataire : Il existe trois types de destinataires pour les notifications : « Acteur », « Contact AmbaZ « et « Mes contacts ». Selon son statut, il sera notifié de façon différente.


Acteur : Personne ayant le statut de « Viseur » dans le module « Paramétrage ». Cette personne est autorisée à faire l’action demandée par l’expéditeur de la notification sur un élément de la GED.


Contact AmbaZ : Utilisateur de l’application AmbaZ n’ayant pas le statut de « Viseur » dans le module « Paramétrage ». Cette personne est autorisée à accéder à un élément de la GED directement par l’application AmbaZ mais n’a aucune action à mener sur cet élément. Pour ce type de destinataire, l’action à mener est « Pour info » automatiquement.


Mon contact : Personne faisant partie d’un répertoire personnel à chaque utilisateur AmbaZ. Cette personne reçoit un lien externe lui permettant de prendre connaissance de l’élément sans accès à l’application AmbaZ. Pour ce type de destinataire, l’action à mener est « Pour info » automatiquement.


Action : Intervention demandée par l’expéditeur de la notification pour un élément. Les types « Pour correction », « Pour info », « Pour lecture » et « Pour validation » sont actuellement définis dans le module « Paramétrage ».


Etat : Étape de la notification :

  • Brouillon : La notification est créée mais n’est pas envoyée aux destinataires,
  • Active : La notification est envoyée aux destinataires, la validité est bonne, tous les acteurs n’ont pas terminé de répondre à la notification,
  • Terminée : La notification est envoyée aux destinataires, la validité est bonne, les acteurs ont terminé de répondre à la notification,
  • Expirée : La notification est envoyée aux destinataires, la validité est dépassée et les acteurs n’ont pas terminé de répondre à la notification,
  • Annulée : le créateur de la notification a annulé la notification. Les destinataires n’ont plus la possibilité de répondre, les accès aux documents sont réduits selon les droits existants des destinataires.



Principes de la notification :


L’utilisateur AmbaZ poste des éléments dans le panier (voir article « Utilisation du panier »), et sélectionne :

En création de notification, l’utilisateur a la possibilité de la créer à partir d’un modèle de notification existant ou de la créer totalement. 

Il est possible de créer des modèles de notification afin d’optimiser la gestion des notifications récurrentes (voir article « Modèle de notification »).

Les éléments du panier sont pré-remplis dans la notification. 

L’utilisateur choisit les destinataires et les actions à mener pour les acteurs pour chaque élément.



Après avoir renseigné toutes les informations nécessaires (voir article « Créer une notification »), l’utilisateur fait une action d’envoi de la notification.


Les différents destinataires sont informés par un email spécifique à l'action définie et une notification d’envoi AmbaZ pour les utilisateurs de l’application.


Les acteurs avisés, uniquement, accèdent à la notification pour répondre aux actions demandées (voir article « Répondre à une notification »). 

Les autres destinataires peuvent prendre connaissance des différents éléments de la notification (voir article « Accéder aux notifications »).


Les notifications enregistrées sont affichées dans l’onglet « Notifications » de la GED (voir article « Accéder aux notifications »).

Toutes les actions sont réalisables à partir de cette liste (Edition, Suppression, Informations, Réponse) en fonction de l’état de la notification et de l'utilisateur connecté.


Les différentes étapes de traitement de la notification permettent un suivi efficace. 

Le demandeur de la notification est informé de toutes les actions menées jusqu’à la fin de la validité de sa notification.