La création d'une notification se fait obligatoirement à partir du panier et pour l'ensemble de ses éléments.

3. Saisir un libellé pour la notification.

4. Il est possible de sélectionner un modèle de notification pour pré-remplir la demande plus rapidement (voir article « Modèle de notification »).

 5. Enregistrer par le bouton

L’écran de la notification est pré-remplie avec les éléments du panier et les informations du modèle utilisé s’il y a lieu.

Généralités :

Un cartouche grisé contient les informations non modifiables de la notification (numéro, date de la création, créateur et son état).

Les informations libellé, commentaire, type de sécurité pour l’accès aux documents et date de validité de la notification sont modifiables jusqu’à l’envoi de la notification.

En cas d’anomalie pour l’envoi d’une notification, un message est affiché dans un cartouche bleu avec l’explication.

Il est impossible d’envoyer une notification sans document, sans destinataire ou lorsqu’un document de la notification est dans l’état « bloqué ».

L’onglet « Coordonnées » décrit les coordonnées des destinataires sélectionnés dans la notification.

Les destinataires sont identifiés : Utilisateurs AmbaZ , Mes contacts , Acteurs.

L’onglet « Actions » décrit les actions à mener sur l’ensemble des documents de la notification, de façon individuelle ou globale.

Action : Intervention demandée par l’expéditeur de la notification pour un élément. Les types « Pour correction », « Pour info », « Pour lecture » et « Pour validation » sont actuellement définis dans le module « Paramétrage ».

Boutons du bandeau bas de page :

Création sans modèle :

Les documents du panier sont pré-chargés dans la notification. Aucun destinataire n’est renseigné.

Création avec modèle :

Les informations sont pré-chargées avec les valeurs du modèle choisi et sont ensuite modifiables.

Choix des destinataires :

Le bouton  permet de choisir des destinataires par catégorie (selon les actions à mener).

Destinataire : Il existe trois types de destinataires pour les notifications : « Acteur », « Contact AmbaZ « et « Mes contacts ». Selon son statut, il sera notifié de façon différente.

Acteur : Personne ayant le statut de « Viseur » dans le module « Paramétrage ». Cette personne est autorisée à faire l’action demandée par l’expéditeur de la notification sur un élément de la GED. 

Sélectionner dans la liste des acteurs, les personnes qui ont des actions à faire sur les éléments de la notification par le bouton  .

Contact AmbaZ : Utilisateur de l’application AmbaZ n’ayant pas le statut de « Viseur » dans le module « Paramétrage ». Cette personne est autorisée à accéder à un élément de la GED directement par l’application AmbaZ mais n’a aucune action à mener sur cet élément. Pour ce type de destinataire, l’action à mener est « Pour info » automatiquement.

Sélectionner dans la liste des utilisateurs de l’application AmbaZ, les personnes qui doivent prendre connaissance des éléments de la notification par le bouton .

Mon contact : Personne faisant partie d’un répertoire personnel à chaque utilisateur AmbaZ. Cette personne reçoit un lien externe lui permettant de prendre connaissance de l’élément sans accès à l’application AmbaZ. Pour ce type de destinataire, l’action à mener est « Pour info » automatiquement.

Sélectionner dans la liste de mes contacts, les personnes qui ne sont pas des utilisateurs de l’application AmbaZ et qui doivent prendre connaissance des éléments de la notification par le bouton .

Il est obligatoire de créer un nouveau contact dans ce répertoire personnel pour utiliser son adresse email (Bouton dans l’onglet « Mes contacts »).

Les destinataires sont identifiés : Utilisateurs AmbaZ , Mes contacts , Acteurs.

Après enregistrement, ils apparaissent dans la notification pour leur attribuer des actions à mener. 

Action : Intervention demandée par l’expéditeur de la notification pour un élément. Les types « Pour correction », « Pour info », « Pour lecture » et « Pour validation » sont actuellement définis dans le module « Paramétrage ».

Les actions sont à définir uniquement pour les acteurs de la notification. Les autres destinataires ont l’action par défaut « Pour info » non modifiable.

Envoi de la notification :

Lorsque toutes les informations sont correctement renseignées, l’utilisateur peut envoyer cette notification aux destinataires par le bouton "Envoyer" .

Tant que la notification n’est pas envoyée (état « Brouillon ») :

• Il est possible de modifier les destinataires et actions par l’option « Edition »  de la notification,
• Il est possible d’ajouter des documents à la notification par l’intermédiaire du panier par le bouton ,
• Il est possible de supprimer des documents par l’option « Edition »  de la notification.